DISTRIBUCIÓN DE ALMACÉN

DEPARTAMENTO DE ALMACENES Y INVENTARIOS (FUNCIONES)

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de substancias químicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Funciones

• Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.
• Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.
• Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
• Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.
• Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.
• Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
• Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo propiedad del Cinvestav, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.
• Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.
• Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
• Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
• Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
• Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.

CONCLUSIONES

El Almacenaje es un área crítico para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque más activo, donde el servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado dentro del almacén.

El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacén constituye una herramienta importante para satisfacción del cliente.

Figura 1.

REQUERIMIENTO DEL CLIENTE	FACTORES	MEDIDAS
PRODUCTO CORRECTO	* Errores del Operador.  * Control de Ubicación.  * Identificación de Roturas de Stock.  * Obtención del documento.	Devoluciones Artículo
CANTIDAD CORRECTA	* Operación de Contabilidad  * Niveles de Inventario.  * Procedimientos de Entrenamiento	Seguridad  Índice de Satisfacción Índices de Pendientes
BUENA CONDICIÓN	* Embalaje Especificado.  * Capacidad de Almacenaje.  * Condición de los Equipos.  * Destreza	Quejas y Reclamos Ventas Dañadas
EN TIEMPO	* Capacidad total.  * Programación de las órdenes  * Administración del recojo.  * Relaciones del Tráfico con Transportistas	Embarques / Ordenes Mantener Promesas

VALUACIÓN DE INVENTARIOS

Los inventarios están considerados por muchas empresas como un activo circulante muy significativo. La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:

• El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.
• Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.

A continuación se presentarán 4 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas:

• Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas
• Primeras entradas primeras salidas (PEPS): los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.
• Ultimas entradas primeras salidas (UEPS): El método UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse (costo de ventas) o consumirse (costo de producción). El inventario final está formado por los primeros artículos que entraron a formar parte de los inventarios.
• Promedios: este método requiere calcular el costo promedio unitario de los artículos en el inventario inicial más las compras hechas en el período contable. En base a este costo promedio unitario se determina tanto el costo de ventas (produccion) como el inventario final del período.

Los inventarios de mercancías se pueden llevar tanto por el sistema perpetuo o por el sistema periodíco, en el primero, el inventario se afecta cada vez que compramos y/o vendemos mercancías, mientras que el segundo no se registran los movimientos del inventario sino, que al final del periodo contable se procede a un conteo físico para calcular la existencia en el negocio.

FORMATO DE UNA TARJETA DE ALMACÉN

TIPOS DE ALMACEN

ALMACEN CENTRAL

Es el lugar donde se reúnen todos los materiales y productos de la empresa

El almacén central nos permite un mayor y mejor control de las mercancías y productos, una mejor economía de espacio y un mayor aprovechamiento de los medios de manipulación.

ALMACEN REGULADOR

Se encuentra en las proximidades de las propias fábricas de las empresas o en zonas de concentración Geográfica.

Permiten una gran capacidad de reacción a las necesidades del mercado, reducción del tiempo en el plazo de entregas, una mejora en la calidad de servicio así como un control diario de los Stocks.

ALMACEN TRANSIT POINT

Son almacenes situados en zonas de importancia estratégica, con un mínimo de stock de seguridad para poder cumplimentar y servir los pedidos de urgencias. Como inconvenientes presentan la posibilidad de roturas de stocks de seguridad.

ALMACENES CROSS-DOCKING

Son almacenes situados estratégicamente, que trabajan sin stocks, realizándose en ellos la recepción, verificación y distribución física inmediata de los pedidos. Presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes, al no tener stock.

OPERADORES LOGISTICOS

Realizan la función de almacenaje mantenimiento, manipulación de los stocks.

IMAGEN DE UN ALMACEN

EL ALMACEN

Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes, transportistas, clientes, etc.

Tipos de productos almacenados

En un almacén se depositan las materias primas, el producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Se pueden también encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento... según decisiones de la empresa.

Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.

Infraestructuras

Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados con :

• muelles de carga para cargar y descargar camiones; o algunas veces son cargados directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos,
• material de almacenamiento, adaptado al producto y su rotación de inventario, como estanterias, racks, cantilevers...

Material de manipulación

A menudo disponen de carretillas elevadoras frontales, apiladoras o transpalets para la manipulación de mercancías que son generalmente depositadas en palés estandarizados. Según el tipo de mercancía almacenada se puede también encontrar máquinas más especificas como puente grúa o grúas.

Algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con máquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con el software apropiado.

Este tipo de almacenes automatizados, se pueden emplear para mercancías de temperatura controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto coste que la refrigeración supone para la empresa. También se emplean para aquellas materias o mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación del inventariorentabilizan el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.

Procesos y sistema

Los procesos comunes de un almacén son :

• recepción
• colocación en estantería de paletización o stock
• preparación de pedido - picking
• expedición
• gestión del stock (inventarios, ubicación...)

El sistema necesario para la gestión de un almacén es un SGA - Sistema de Gestión de Almacén.

Evolución

La mayor tensión de flujos entre la oferta y la demanda, ha originado un pequeño declive de los almacenes tradicionales debido a la introducción gradual del sistema de producción llamado JIT (Just In Time), que es un conjunto de técnicas diseñadas a mejorar la tasa interna de retorno de un negocio van con la reducción de materias primas y productos semielaborados.

A pesar de esto y del asesoramiento ofrecido por consultoras especializadas, la distancia entre el fabricante y el vendedor ha crecido considerablemente en muchos aspectos siendo necesario al menos un almacén por país o por región en una cadena de suministro para una gama de productos dada.

El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena de suministro es la optimización de costes, espacios y recorridos. Para ello se emplean técnicas derivadas de la ingeniería y de la investigación de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localización del o de los almacenes, distribución tanto interna como externa del espacio en los mismos, elección del tipo de estructura de almacenaje adecuada, gestión eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacén, optimización del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creación de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseño de sistemas de gestión y administración ágiles.